Verwerkersovereenkomst

1. Waarover dit gaat

Deze overeenkomst regelt hoe AtlasLeads persoonsgegevens verwerkt die jij in het platform invoert of laat invoeren.

Ze geldt zolang je een account hebt en, voor de bepalingen over teruggave en verwijdering, tot die volledig uitgevoerd zijn.

Bij tegenstrijdigheid met de algemene voorwaarden heeft deze overeenkomst voorrang op het punt van gegevensbescherming.

2. Welke gegevens en van wie

Welke gegevens er verwerkt worden, bepaal jij: het platform legt dat niet op. In de praktijk gaat het om identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon), geboortedatum, lidmaatschaps- en deelnamegegevens, financiele gegevens zoals facturen, betalingen en rekeningnummers, en wat je zelf in vrije velden noteert.

De betrokkenen zijn doorgaans je leden, je klanten, je medewerkers en je vrijwilligers.

Verwerk je bijzondere categorieen van persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens in een vrij veld), dan blijft dat jouw beslissing en jouw verantwoordelijkheid. Wij raden het af en het platform is er niet op ingericht.

3. Wat wij wel en niet doen met je gegevens

Wij verwerken je gegevens uitsluitend om het platform te leveren en te onderhouden, en enkel volgens jouw instructies.

Wij verkopen je gegevens niet, verhuren ze niet, en gebruiken ze niet voor eigen reclame.

Wij gebruiken je gegevens niet om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen.

Wij combineren de gegevens van verschillende klanten niet tot een gedeeld bestand.

Verplicht een wet ons toch tot een verwerking, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij die wet dat verbiedt.

4. Beveiliging

Toegang tot de gegevens verloopt uitsluitend via een persoonlijke login met een rol die bepaalt wat iemand mag zien en doen.

Gegevens gaan versleuteld over het internet en staan versleuteld op de servers van onze hostingpartners.

Elke organisatie staat gescheiden: het platform controleert bij elke opvraging of de gegevens tot jouw organisatie behoren.

Wij houden bij wie welke gevoelige handeling uitvoert, zodat je achteraf kan nagaan wat er gebeurd is.

Onze medewerkers en eventuele onderaannemers zijn tot geheimhouding gehouden.

Wij testen het platform geautomatiseerd bij elke wijziging en laten het periodiek nakijken. Wij beweren niet dat er nooit iets mis kan gaan; wij beweren dat we het ernstig nemen en dat we het melden als het gebeurt.

5. Kunstmatige intelligentie

Het taalmodel achter de assistent, de chatbot en de samenvattingen draait op onze EIGEN server in Belgie. Je gegevens gaan daarvoor niet naar een extern bedrijf.

Een uitzondering: de DM-assistent gebruikt een model van Anthropic in de Verenigde Staten. Die module staat standaard uit en je ziet in Modules of ze bij jou aanstaat.

Wij gebruiken je gegevens niet om modellen te trainen, ook niet op onze eigen server. Wat het model te zien krijgt, is wat er nodig is om jouw vraag te beantwoorden, en het wordt daarna niet bewaard om iets van te leren.

Een antwoord van een taalmodel is een voorstel en geen beslissing. Het platform voert nooit een geldbeweging, een verwijdering of een verzending uit op basis van zo'n antwoord zonder dat een mens het bevestigt.

6. Waar je gegevens staan

Je gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte.

Gebeurt er toch een verwerking buiten de EER door een van onze partners, dan gebeurt dat met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardige waarborg.

7. Onze onderaannemers

Wij doen beroep op de partners in de lijst hieronder. Je aanvaardt die bij het aangaan van deze overeenkomst.

Komt er een partner bij of valt er een weg, dan laten we je dat minstens dertig dagen vooraf weten. Ga je niet akkoord, dan mag je de overeenkomst opzeggen zonder kosten en krijg je je gegevens mee.

Wij leggen elke onderaannemer dezelfde verplichtingen op als die in deze overeenkomst, en blijven zelf aansprakelijk voor wat zij doen.

8. Als er iets misgaat

Ontdekken wij een inbreuk op de beveiliging waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan brengen wij je zonder onnodige vertraging op de hoogte en in elk geval binnen achtenveertig uur nadat wij er kennis van kregen.

Wij bezorgen je daarbij wat we weten: wat er gebeurd is, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het treft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen.

Wij helpen je met de melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, aan de betrokkenen. Die melding doe jij, want jij bent de verantwoordelijke.

Wij melden ook als we het niet zeker weten. Liever een melding te veel dan een die te laat komt.

9. Rechten van betrokkenen

Vraagt iemand inzage, correctie, verwijdering of overdracht van zijn gegevens, dan beantwoord jij die vraag. Wij helpen je daarbij.

Het platform bevat daarvoor de nodige functies: je kan gegevens opzoeken, aanpassen, verwijderen en in één keer downloaden.

Komt zo'n vraag rechtstreeks bij ons terecht, dan verwijzen we de persoon naar jou en laten we je dat weten.

10. Je gegevens meenemen of laten verwijderen

Je kan op elk moment al je gegevens downloaden via Instellingen, Mijn gegevens. Dat vraagt geen tussenkomst van ons en kost niets.

Stopt je account, dan blijven je gegevens dertig dagen beschikbaar zodat je ze alsnog kan ophalen.

Daarna verwijderen we ze, tenzij een wet ons verplicht om iets langer bij te houden. Boekhoudkundige stukken bewaren we zeven jaar, zoals de wet vereist.

Op je verzoek bevestigen we de verwijdering schriftelijk.

11. Controle

Je mag ons vragen aan te tonen dat we deze overeenkomst naleven. Wij bezorgen je dan de nodige informatie.

Je mag ook een audit laten uitvoeren, hoogstens één keer per jaar behalve na een incident, mits dertig dagen op voorhand aangekondigd en zonder dat de werking van andere klanten in het gedrang komt.

12. Aansprakelijkheid

Elke partij is aansprakelijk voor haar eigen tekortkomingen onder de AVG.

De beperkingen uit de algemene voorwaarden gelden ook hier, behalve waar de wet dat niet toelaat.

13. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Mechelen.